Как да напиша резюме

Вижте също: Писане на доклади

Ако бъдете помолени да напишете кратко резюме, независимо дали за документ за политика, брошура, инструктаж или доклад, може да се окажете страшна перспектива, ако никога досега не сте го правили.

Задайте обаче няколко въпроса и запазете няколко прости правила в ума си и става много по-лесно. Тази страница съдържа въпросите, които трябва да зададете, независимо дали сте на себе си или на някой друг, и няколко предупреждения и конвенции, които трябва да имате предвид.

Резюме на съдържанието

Два ключови въпроса, които трябва да зададете, преди да започнете




  1. Коя е целевата аудитория на моето резюме?
  2. Кое от съдържанието на статията, която обобщавам, те наистина трябва да знаят?

Тези въпроси са важни, защото ви казват какво трябва да включите в резюмето, така че нека ги разопаковаме малко:

Предвидената аудитория



Както при всички проекти за писане, е важно да познайте аудиторията си . Предвидената аудитория за кратко резюме може да се различава доста от предвидената аудитория за по-дългия документ, независимо дали е документ за политика, доклад или нещо друго.

Резюмето служи за няколко възможни цели.

Хората могат да прочетат резюмето на разберете дали трябва да прочетат пълния доклад. Тази група може да включва хора в организацията и извън нея, но докладът вероятно ще засегне това, което правят всеки ден. Те често ще бъдат предметни експерти; те просто трябва да знаят дали има нещо ново, което трябва да прочетат. Тази група ще търси широко резюме на съдържанието на по-широката статия.

Хората може да искат разберете дали биха намерили пълния доклад за интересен и подходящ , дори и да не е от съществено значение. Отново тази група вероятно ще бъде експерти по теми, но може да включва и анализатори, търсещи определен „ъгъл“ по темата. Тази група също ще приветства директно резюме на съдържанието.



Те могат прочетете резюмето вместо пълния доклад . Именно за тази група наистина трябва да се притеснявате, защото те вероятно ще включват управителния или изпълнителния екип на вашата организация, както и журналистите. Следователно това, което влиза в резюмето, е посланието, което те ще отнемат, което може да се разпространи по-широко. За тези хора резюмето е техният прозорец към темата и трябва да бъде прозрачно, а не непрозрачно, ако искат да го разберат.

Помислете за предвидената аудитория: кой искате да прочете вашето резюме и защо?


Не се притеснявайте за други хора, които биха могли да го прочетат; това е твоето целева публика , хората, на които вие или вашият непосредствен директен мениджър ще изпратите резюмето. Ако резюмето е за публикуване, кои групи най-много искате да го прочетете?


Какво трябва да знае вашата предвидена аудитория?

След като определите желаната аудитория, можете да помислите какво трябва да знаят или да направят в резултат на четенето на вашия доклад. Това може да бъде разделено на две части:

Първо категоризирайте документа по това дали се нуждае от действие или е само за информация. Това ще определи езика, който използвате.

След това трябва да определите кои, след като приключат с четенето, са ключовите послания, които искате вашата аудитория да има в главите си. Информация и концепции, които не са имали преди.

Най-добър съвет

Един добър начин да помислите за ключовото съдържание е да си представите да се срещнете с шефа или изпълнителния си директор на паркинга или в кафе машината. Кои три ключови точки във вашия документ бихте искали да им кажете?

Работете върху намаляването на ключовите си съобщения до три или най-много пет точки от едно или две изречения. Работата върху тях, преди да започнете да пишете, ще означава, че те са абсолютно ясни в главата ви, докато пишете.

Писане на вашето резюме



ВНИМАНИЕ!


Някои организации имат много ясни структури, които се използват за документи като резюмета, а други са по-отворени.

Преди да започнете, проверете дали трябва да работите в рамките на определена структура или не. Например, ако пишете резюме на академичен доклад за изпращане, може да имате ограничение на броя на думите или да трябва да останете в рамките на едната страна на хартията.


Когато пишете своето резюме, трябва винаги да имате предвид предвидената аудитория и да го пишете за тях.

Ако вашата аудитория включва вашия шеф или главен изпълнителен директор, помислете: колко те вече знаят и колко трябва да обясните?

Ако вашата аудитория включва журналисти, вероятно трябва да обясните всичко. Ако това е просто като резюме на хартия, защото трябва да я публикувате, тогава просто трябва да обобщите хартията.



Ако се окажете затънали в детайлите на този етап, добре е да поговорите с някой друг какво да включите.

Езикът, който използвате, трябва да бъде сравнително официален, независимо дали резюмето е предназначено за публикуване или не. Ако се съмнявате, разгледайте нашата страница: Официално и неформално писане .

Най-общо, резюме, както бихте очаквали, обобщава основните моменти на основния документ и очертава ключовите моменти. Обикновено има три раздела: увод, основна част и заключение.

The Въведение задава сцената и обяснява за какво е хартията, включително какви действия трябва да бъдат предприети в резултат. Не е необходимо да е повече от едно или две изречения. За вътрешен документ можете да напишете:

Тази статия обяснява констатациите от изследването относно [субекта] и неговото значение за организацията. Той отбелязва пет ключови констатации и дава три препоръки за действие в рамките на организацията. От вас се изисква да ги вземете под внимание и да решите дали препоръките трябва да бъдат изпълнени.

За кратко резюме на публикуван доклад не е необичайно първият параграф да привлича повече внимание.

Например от наскоро публикуван доклад за зелената енергия и интернет:

За приблизително 2,5 милиарда души по света, които са свързани с интернет, е невъзможно да си представим живота без него.
Интернет е преплел тъканта на нашето ежедневие - как общуваме помежду си, работим и се забавляваме - и се превръща в основа на глобалната икономика.

[Източник: Грийнпийс, Щракване върху Изчистване ].

Този пример все още задава сцена: важността на интернет, но идеята тук е да накараме хората да четат, а не просто да предоставят информация. Отново всичко е свързано с вашата аудитория и това, което тя се нуждае или иска.

The основната част на текста очертава ключовите констатации и / или препоръки от доклада или документа, към който това е резюмето. Основният раздел трябва да се фокусира върху интересните и най-подходящи части от доклада.

Най-важното е, че основният раздел на резюмето трябва да е самостоятелен, без да се налага читателят да се позовава на основната част на доклада или политическия документ. Това си струва да се провери, като се накара някой, който не знае много по темата, да я прочете вместо вас.

И накрая, имате нужда от заключение , който очертава съобщенията или действията, необходими от лицето, което чете доклада. Точките са полезна форма за подчертаване на ключовите точки и тук се появяват вашите три до пет съобщения.

След като приключите, проверете го в нашия контролен списък, за да сте сигурни, че сте покрили всичко.

как изграждаш самоуважение

Контролен списък за писане на резюме


  • Имали ли сте предвид през цялото време публиката?
  • Адресирали ли сте го до тях?
  • Срещали ли сте някакви изисквания за брой думи или структурни изисквания?
  • Очертали ли сте ясно ключовите послания и каквито и да са действия, необходими в резултат?
  • Резюмето има ли смисъл само по себе си, без приложен доклад?

Последни предупредителни думи

Резюмето не може да бъде всичко за всички хора. Имате само няколкостотин думи. Трябва да се съсредоточите твърдо върху целевата аудитория и нейните нужди. Други хора могат да го намерят за полезен; целевата аудитория разчита на него.

Продължете към:
Как да напиша отчет
Как да напиша бизнес казус