Как да напиша писмо

Вижте също: Често срещани грешки в писането

Нашите баби и дядовци са писали писма през цялото време: до своите приятели и семейства, до управителя на банката, за да изкажат съболезнования, да се оплачат, да поканят някого на гости, да приемат покана и да благодарят на хората за гостоприемството или подаръците.

В днешно време не е нужно да пишем много често писма и това се превръща в умиращо изкуство. Имейлите, Facebook, Twitter и незабавните съобщения означават, че можем да поддържаме връзка през цялото време. Все пак има моменти, когато писането на писмо е подходящо и е добре да се знае кога и как да се напише.

Тази страница обяснява различните видове писма, от неформални до официални, и как да пишете всяка една. На тази страница говорим за писане на писма, които ще бъдат изпращани по пощата - охлювска поща, а не по имейл. Повечето от писмата, описани на тази страница, никога не трябва да се изпращат по имейл. Единственото изключение е за кандидатстване за работа, където трябва да прикачите официално писмо към придружаващ имейл.




Общата структура на писмото

Официалното писмо има стандартна структура, която е:


Вашият пълен адрес

Дата на писмото

Име на лицето, на което пишете
Техният пълен пощенски адрес


Уважаеми [Име на получателя],

Темата на писмото

Текстът на писмото




Искрено Ваш,

[Влезте в това пространство]

[Вашето пълно име] ([вашето заглавие: г-н, г-жа, г-жа])


Ако пишете неформално писмо , можете да пропуснете името и адреса на получателя, а също и да го подпишете по-неофициално: „ С любов ', или ' С най-добри пожелания “, А не„ С уважение “и се подписвайте само с собственото си име, като пропускате фамилията и титлата си.



Формите за подписване на писмо варират в зависимост от това как сте се обърнали към него. Правилото е, че ако сте се обърнали към него Уважаеми господине ’, След това се подписвате с„ С уважение “и ако сте се обърнали към човека по име, тогава се отписвате с„ С уважение “.

Ами ако не знаете името на човека, на когото пишете?

Това може да възникне, например, ако искате да изпратите писмо или жалба до компания и ви е казано „ просто го изпратете на отдела за обслужване на клиенти ”.



Вашите опции са:

  • Започнете писмото с „ За кого може да се отнася '. Това не се чувства много лично, но съвпада с това, което ви е казано да правите.

    какви са полезните техники за управление на гнева
  • Адресирайте писмото до „Ръководител на обслужване на клиенти“ на адреса на компанията, след което използвайте „ Уважаеми господине '. ' Уважаеми господине ’Е технически правилната форма, когато не знаете името на човека, но много хора предпочитат‘ Уважаеми Господине или Госпожо '.

    как смятате, че процентното увеличение се увеличава


  • Потърсете в Google името на човека, който ръководи този отдел, и използвайте името му. Ако пишете на голяма компания, тази информация трябва да бъде публично достъпна и няма оправдание да не я намерите и използвате. Ако компанията скрие името на лицето, отговорно за обслужването на клиенти, изглежда напълно разумно да изпратите жалбата си директно до изпълнителния директор.

Защо това има значение? Тъй като писмата, които са адресирани лично, вероятно ще преминат по-бързо и също така ще привлекат повече лично внимание.

Единственото изключение е, ако пишете на редактор на вестник , в този случай винаги пишете „Уважаеми господине“. Формата, която трябва да използвате върху плика, е „Редакторът“, след това името и адресът на вестника.



Предупредителна дума за необичайни заглавия


Заглавията „Сър“ и „Дама“ вървят с първото име. Следователно вие отправяте писма до рицарите и дамите „Уважаеми сър Джон / Дама Нели“, а не „Уважаеми сър Смит / Дама Мелба“.

Към връстниците обаче се обръщат със заглавие и фамилия: „Скъпи лорд Дженкинс“.

Ако се съмнявате, проверете уебсайта или се обадете в офиса на лицето, на което пишете, и попитайте как трябва да бъдат адресирани.


Като общо правило трябва да пишете и отпечатвате бизнес писма и да пишете ръчно лични. Ако пишете на ръка, използвайте синьо или черно мастило.

Ако смятате, че можете да изпратите имейл вместо писмо, не използвайте пълната формална структура. Просто стартирайте имейла си „Уважаеми г-н [Име]“, последвано от текста, който искате да изпратите, след това „С уважение, [пълното ви име]“.


Специфични видове писма: Специални случаи

Официални покани

Поканите за сватба или покани за съвсем официални събития като градинско парти в Бъкингамския дворец или Белия дом са написани от трето лице:


Г-н и г-жа Джон Смит

поискайте удоволствието от компанията на

Г-жа Далила Грийн + гост

на сватбата на дъщеря им Мария с г-н Джордж Джоунс

в събота, 25 юли, в 12 часа на обяд в Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent.

RSVP.


RSVP означава „Respondez, s’il vous plait“, което на френски означава „Моля, отговорете“. Безобразно е грубо да не го правите, дори ако не сте в състояние да присъствате. Правилният начин за отговор е с ръкописно писмо, в същата форма на трето лице:

Г-жа Далила Грийн благодари на г-н и г-жа Джон Смит за тяхната любезна покана за сватбата на дъщеря им Мария с г-н Джордж Джоунс в събота, 25 юли, в 12 часа на обяд, в Jacoby House, Tunbridge Wells, Кент. Тя ще се радва да присъства. Г-жа Грийн ще бъде придружена от г-н Джеймс Уайт.

Копирайте формата на поканата, така че домакините ви да знаят, че правилно сте разбрали къде трябва да бъдете и кога. Ако в поканата ви пише „+ гост“, полезно е за вашите домакини, ако приключите отговора си, като им кажете името на госта си, за да могат да го включат в плана на масата, ако желаят.

Ако не можете да присъствате, трябва да кажете нещо като:

как да се развият умения за критично мислене
' Тя съжалява, че няма да може да присъства, тъй като има предварително ангажимент '.

Благодарим на някого за гостоприемството или за подарък

Всъщност няма значение дали вие и вашите приятели ‘влизате’ за официални благодарности. Никой никога не е бил известен като обиден от писмо, в което да им благодари, че са ви приели за уикенда, или на сватба, или за подарък.

Много хора са обидени от липсата на официална благодарност и това може да повлияе на шансовете ви да получите допълнителни покани. Просто изпратете една, дори ако това е само карта. И не изпращайте имейли или текстови съобщения, или не е същото и вашият домакин може да се обиди.

Никога въведете лично благодарствено писмо. Той трябва да бъде написан на ръка, но ужасяващ вашия почерк. Обикновено благодарности за гостоприемството винаги бяха отправяни към домакинята. В днешно време обаче домакинът вероятно е взел толкова голяма роля в организацията, така че много хора предпочитат да пишат и на двамата.

Формата на писмото е:



Вашият адрес

Днешната дата
Уважаеми [Име],

Благодаря ви много, че ни останахте миналия уикенд / поканихте ни на сватбата на Джемима / вашия щедър подарък.

Включете лично или две изречения, обясняващи колко значи поводът или подаръкът за вас. За повод като сватба или парти можете също да изразите надежда, че и вашите домакини са се насладили и че са се възстановили от стреса да го организират.

Подпишете се с кратко изречение с нетърпение да ги видите отново скоро и повторете своите благодарности.
[С уважение / с любов]

[Твоето име]


Ако не познавате добре хората , и сте писали на „Г-н и г-жа [име]“, както може да се случи и при сватба на приятел, трябва да завършите „Искрено искрено, [пълното ви име]“ или, ако желаете да бъдете по-малко официални, с нещо като „С подновени благодарности и най-добри пожелания, [вашето име]“.

Ако обаче пишете на близък приятел, можете да се подпишете, както пожелаете: „С много любов“ или „Любов към всички вас“, например, последвано само от вашето име.

Не е необходимо да отговаряте на писмо с благодарност.

Благодаря на някой на работа

Понякога може да се наложи да благодарите на хората за нещо по време на работа.

Например, ако сте организирали конференция или семинар, винаги трябва да пишете, за да благодарите на ораторите, че са отделили времето си. Ако сте прекарали известно време в засенчване на някого, би било хубав жест да пишете, за да му благодарите за отделеното време, а не просто да изпратите имейл.

В такива случаи набраното писмо е напълно приемливо, въпреки че винаги трябва да го подписвате на ръка. Ако сте доста млад в организацията, обичайно е да получите писмото, подписано от старши човек, отговорен за конференцията: директора или изпълнителния директор, ако е необходимо.

Защо изпращате пощенско писмо? Това показва, че сте готови да похарчите време и пари, за да благодарите на някого, така че това е много по-скоро жест, отколкото имейл.

Начинът, по който се обръщате към човека, зависи от това дали сте се обърнали към него официално или неофициално, когато преди това сте се свързали и кога сте се срещнали през деня. Ако сте се обърнали към тях с собствено име, трябва да направите същото.

Формата на такива писма е:



Пълен служебен адрес на вашата организация
или използвайте хартия с глава

Днешната дата
Дата Пълно име на вашия контакт

Пълен служебен адрес на вашия контакт

Уважаеми г-н Джоунс / Алън,

Благодаря ви много, че се отказахте от времето си да говорите на нашето събитие „Разработване на страхотен стил на говорене“ миналия петък. Публиката много се хареса на вашата сесия и се надяваме, че ще имаме удоволствието да ви видим отново скоро.

Можете да изберете да вмъкнете ръкописен коментар тук, особено ако сесията е била особено добра или ако познавате получателя лично, а също и да напишете на ръка „С уважение“. Личното внимание ще бъде оценено.
Искрено Ваш,


[Подпишете вашето име]


[Твоето име]


Мотивационно писмо за кандидатстване за работа е специален случай, който е разгледан на нашата страница Писане на мотивационно писмо .

как да напиша увод за дисертация

Правило за писане на писмо

Ако се съмнявате дали трябва да напишете писмо, за да благодарите на някого или да отговорите за покана, има две неща, които трябва да попитате:

  1. Трябва ли да изпратя някакво съобщение? Ако отговорът е да, например на покана, тогава трябва да решите между писмо или имейл.
  2. Ще се обиди ли (не) получателят, ако не изпратя писмо?

Не забравяйте, че никой никога не е бил обиден от учтиво благодарствено писмо. Много хора прекъснаха всякакви контакти с бивши приятели поради липсата на благодарствено писмо след гостоприемството.

Може да мислите, че това е глупаво, но затова не отделяйте време да изпратите кратка бележка!

Продължете към:
Как да напиша мотивационно писмо
Често срещани грешки в писането